Friedrich-Ebert-Stiftung
Die FES ist die älteste politische Stiftung Deutschlands. Benannt ist sie nach Friedrich Ebert, dem ersten demokratisch gewählten Reichspräsidenten. Als parteinahe Stiftung orientieren sich ihre Arbeit an den Grundwerten der Sozialen Demokratie: Freiheit, Gerechtigkeit und Solidarität. Rund 670 Mitarbeiter_innen engagieren sich in den Zentralen in Bonn und Berlin, in bundesweit 15 Landes- und Regionalbüros, sowie in mehr als 100 Auslandsvertretungen.
Social Community für die Friedrich-Ebert-Stiftung mit TYPO3
Die Friedrich-Ebert-Stiftung (FES) war 2018 auf der Suche nach einer neuen Kollaborations- und Social Media Community Plattform und hatte sich, nach einer Evaluationsrunde, dazu entschlossen die Entwicklung der neuen Plattform für rund 22.000 User (Stipendiat_innne, Ehemalige, Dozenten, FES-Mitarbeiter und Mitarbeitern der Studienförderung), im Rahmen einer internationalen Ausschreibung zu veröffentlichen.
Der zu dieser Zeit noch recht junge Agenturverbund FGTCLB, unter der Führung von web-vision Geschäftsführer Boris Hinzer, konnte sich im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens gegen die Marktbegleiter durchsetzen und letztendlich im Herbst 2018 mit dem agilen Softwareprojekt nach Scrum-Methodik starten.
TYPO3 CMS als Basis aller Entwicklungen
Das besonders in der DACH-Region etablierte Content Management System TYPO3, stellt die Grundlage für die unterschiedlichen Anwendungen, Module und externen Dienste.
Oracle Datenbank Anbindung, Single Sign-On und DSGVO
Die FES verfügt in ihrem hauseigenen Rechenzentrum über eine Vielzahl an Datenbankanwendungen für die Bearbeitung durch internen Mitarbeiter. Neben der Verwaltung von Personendaten, Publikationen und Materialen, Veranstaltungs- und Konferenzdaten, stehen hier auch Informationen zu den Studienförderungen und Stipendien in Oracle Datenbanken zur Verfügung.
Während der Entwicklung wurden daher unterschiedliche Schnittstellen zu den Oracle Datenbanken geschaffen, welche über eine eigene Schnittstellenanwendung, zur Laufzeit des Portals, die Userdaten und benötigten Informationen gesichert abrufen und schreiben kann.
Ein besonderes Augenmerk wurde dabei auf die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und generell der Datensicherheit geachtet, so dass beispielsweise keine Personendaten in der TYPO3 Datenbank gespeichert werden.
Als ein elementarer Baustein für das Community Portal wurde eine TYPO3 Extension entwickelt, welche es ermöglicht TYPO3 als Oauth2 Provider für externe Dienste mit entsprechendem Single Sign-On zu betreiben. Diese Extension wurde gemäß dem Open Source Gedanken auf GitHub für die TYPO3 Community kostenfrei veröffentlicht.
Community mit umfangreichem User Profil und Privacy Einstellungen
Bevor der User in das Community Portal der FES gelangt, durchläuft er einen kurzen Onboarding-Prozess, wo er neben den üblichen rechtlichen Dingen auch persönliche Einstellung wie sein Profilbild oder seinen Benutzernamen festlegen kann.
Nach dem Login hat der User dann die Möglichkeit über sein User Profil eine Vielzahl persönlicher Informationen, welche teilweise bereits durch die FES Oracle Datenbank bereitgestellt werden, nach eigenen Wünschen zu ändern und zu ergänzen.
Neben den üblichen Stammdaten stehen so Informationsmöglichkeiten über sein soziales Engagement, Studium und Beruf, sowie private Informationen wie Interessen, Sprachen oder Hobbies zur Verfügung.
Die integrierten Privacy-Einstellungen ermöglichen eine feingliedrige Konfiguration für die persönlichen Informationen die der User mit anderen Community Mitgliedern in seinem öffentlichen Profil teilen kann.
Das Dashboard: Das Wichtigste auf einem Blick
Das Dashboard ist sicherlich eines der besonderen Highlights des FES Community Portal. Im oberen Bereich des Dashboards werden wichtige Systemnachrichten und Notifications der Studienförderung prominent dargestellt. Die Verwaltung dieser Nachrichten kann einfach über das TYPO3 Backend vorgenommen werden.
Auf dem Dashboard erhält der User auf einem Blick die wichtigsten Informationen aus den einzelnen Modulen in Widgets übersichtlich aufbereitet und dargestellt. Die dargestellten Informationen werden für jeden User individuell zusammengestellt und dienen so als Einstiegspunkt für die integrierte Stellenbörse, den Markplatze und die Gruppen in denen der User Mitglied ist.
Die zentral positionierten Informationen für Veranstaltungen sind stets tagesaktuell und werden über die Veranstaltungsdatenbank der Friedrich-Ebert-Stiftung gespeist. Das Statistik Widget zeigt die Anzahl der registrierten Usergruppen im Community Portal.
Der integrierte Apache Solr Suchserver liefert fehlertoleratene Suchvorschläge bereits während der Eingabe des Users. Auf der Suchergebnisseite werden die gefundenen Treffer ansprechen und nach Inhaltstyp unterschiedlich, optisch aufbereitet dargestellt.
Das Herzstück des Community Portal: Die Gruppen
Die Gruppen bieten den zentralen Ausgangspunkt für die Mitglieder des Portals, um dort gemeinsam sich zu bestimmten Themen, Interessen- oder Arbeitsgruppen auszutauschen und gemeinsam an und in diesen virtuellen Arbeitsbereichen zu arbeiten.
Für die Mitglieder stehen, basierend auf Ihren unterschiedlichen Hochschulzugehörigkeiten entsprechende Hochschulgruppen zur Verfügung, wo sie automatisch zugeordnet werden. Andere Gruppen für Arbeitskreise oder Gremien werden ebenfalls entsprechend der Zugehörigkeit ihrer Mitglieder den User zur Verfügung gestellt.
Eigene Themengruppen können über einen 4-stufigen Gruppen-Wizard selbständig erstellt und mit initialen Informationen, Inhaltsseiten und Modulen ausgestattet werden. Als vorbereitete Module stehen dabei ein Forum, der integriere Online Chat, Wir Über Uns, eine Mitgliederliste, Galerie, Downloads, News und Umfrage zur Verfügung.
Sämtliche Inhalte sind für die Adminstratoren und Mitglieder einer Gruppe einfach über das Frontend Editing des Portals mit Inhalten zu bestücken und bearbeiten.
Ohne Kommunikation geht nichts!
Ein Community Portal oder ein Social Media Netzwerk ohne Möglichkeiten zur Kommunikation? Undenkbar!
Daher wurde in auf Basis der Oauth2 Integration für TYPO3 die sowohl der Online Chat, als auch das Forum auf Basis externer Systeme angebunden und für die Friedrich-Ebert-Stiftung passend in das Portal integriert und angepasst. Bei der Evaluation der beiden Systeme war dabei dem Scrum Team besonders wichtig nicht das Rad neu zu erfinden und dem sonst in Open Source Projekten so beliebtem „Not Invented Here“-Syndrom zu verfallen.
Community Forum & Online Chat
Für die Forum Integration entschied das sich Team für Flarum, welches ähnliche wie die populäre Diskussionsplattform Discourse aufgebaut ist, jedoch als Open Source auf Basis der Programmiersprache PHP zur Verfügung steht.
In die Gruppen wurde Flaum so integriert, dass nach der Erstellung einer neuer Gruppe automatisch ein entsprechendes Diskussionsforum bereit steht. Dabei werden die Mitglieder der Gruppe automatisch mit Flarum synchronisiert, selbst dann wenn Sie später in die Gruppen als Mitglied aufgenommen werden oder austreten.
Als Online Chat Lösung wurde die populäre Slack-Alternative RocketChat ausgewählt. Bei der Chat Integration wurde besonders auf ein hohes Maß ans Usability geachtet. So steht der Chat den Usern wahlweise in einem separatem Browsertab oder als in das Portal eingebetteter Inline-Chat welcher ähnlich dem facebook Messenger sich über die Inhalte des Portals legt und zu- und aufgeklappt werden kann.
Wie auch bereits beim Forum werden User selbstverständlich automatisch synchronisiert. Beide Systeme sind per Single Sign-On für Mitglieder der Plattform nahtlos nutzbar.
Weitere Community Module: Marktplatz und Stellenbörse
Das Portal verfügt über einen Marktplatz, in dem die registierten User selbständig neue Angebote und Gesuche in den Rubriken Wohnungen, Mitfahrmöglichkeit, Übenachtungsmöglichkeit, Unterstützung, Sonstiges, Literatur, Veranstaltungen, Call for Papers, sowie Auszeichnungen & Förderangebote einstellen können.
Darüber hinaus stehen Stellenangebote und -Gesuche, sowie Praktika-Angebote und -Gesuche in der separaten Stellenbörse zur Verfügung. Sowohl Marktplatz, als auch Stellenbörse sind auf der gleichen technischen Basis aufgebaut und modular entwickelt, so dass auch künftig einfach neue Rubriken ergänzt werden können.
TYPO3 Extension: Seminarvorschläge und Wahl
Üblicherweise können einmal jährlich Stipendiat_innen Vorschläge für Seminare oder Workshops einrichten, wozu sie sich selbst und weitere Community Mitglieder zur Durchführung mit einem Seminarprofil anmelden können. Diese erste Phase stellen die sogenannten Seminarvorschläge dar, welche in einem definierbaren Zeitfenster und in unterschiedlichen Kategorien eingereicht werden.
Nach der Einreichungsphase folgt die Sichtung- und Korrekturphase durch die Studienförderung der Friedrich-Ebert-Stiftung. Hier werden ähnliche Seminarvorschläge zusammengefasst, Korrekturen vorgenommen und unterschiedliche Einreicher mit gleichen Interessen zusammengebracht.
Nach dieser Phase schließt sich die eigentliche Wahl an, in der die Stipendiat_innen die für sie interessanten Seminare abstimmen können. Je nach Kategorie können einen zuvor definierte Anzahl an Votes abgegeben werden, so dass letztendlich nach Ablauf der Wahlphase das Ergebnis automatisch veröffentlicht wird.
Abschließend kann der vollständige Wahlprozess, inklusive Einreichungen und Abstimmungen in einem Archiv auch für Folgejahre zur Verfügung gestellt werden.
